Offerte maken met AI: wat het kan en wat niet

Een offerte maken met AI werkt goed voor alles wat er rond je bedragen staat: de inleiding, de omschrijving van het werk, de opbouw van de posten en je voorwaarden. Voor de bedragen zelf werkt het niet, want een taalmodel weet niet wat jij inkoopt, welk uurtarief je rekent en hoeveel je opslaat, en het vult dat gat met getallen die er overtuigend uitzien. De verstandige werkwijze is dus dat jij de hoeveelheden en prijzen levert en dat de AI er een nette offerte omheen schrijft, die jij daarna één keer naloopt voordat hij de deur uitgaat.

Wie hierop zoekt, vindt in Google op dit moment vooral filmpjes, forumdraadjes en pagina's van softwarebedrijven die hun eigen pakket uitleggen. Dit stuk is geschreven voor de installateur, de schilder, de autopoetser of de transporteur die 's avonds aan de keukentafel nog drie offertes moet maken en wil weten wat er vandaag echt kan. Je leest welke drie routes er zijn, wat ze per maand kosten, wat er hoe dan ook in je offerte moet staan, of je klantgegevens in ChatGPT mag plakken, en waar het in de praktijk misgaat.

Kun je een offerte maken met AI?

Ja, zolang je de AI laat schrijven en niet laat rekenen. Een taalmodel is goed in tekst die je elke keer opnieuw typt, en een offerte bestaat voor het grootste deel uit precies dat soort tekst.

Kijk naar een gemiddelde offerte van een klein bedrijf en je ziet dat de bedragen maar een klein deel van de pagina beslaan. De rest is een aanhef, een omschrijving van wat je gaat doen, een opsomming van wat er niet in de prijs zit, een planning, betalingsvoorwaarden en een afsluitende alinea. Dat is het werk dat je om tien uur 's avonds tegenstaat, en het is ook het werk waar een AI-assistent je in een paar seconden een bruikbare eerste versie van geeft. Je vertelt in je eigen woorden wat de klus is, en je krijgt een omschrijving terug die een particuliere klant begrijpt zonder dat hij jouw vakjargon kent.

Toch gebruiken de meeste kleine bedrijven er nog niets voor. Volgens cijfers van het CBS die vakblad Accountant in maart 2026 publiceerde gebruikte in 2025 13,8 procent van de microbedrijven met twee tot tien werkzame personen AI, tegen 29,8 procent van het overige mkb en 66,2 procent van de grote bedrijven. Dat is geen teken dat het bij kleine bedrijven niet werkt, maar wel dat het bij de meeste bedrijven met een handvol mensen nog geen vaste plek in het werk heeft.

Het onderscheid tussen schrijven en rekenen is de kern van alles wat hierna komt. Vraag je een chatbot om de hoeveelheid tegels voor een badkamer of het aantal uren voor een verhuizing, dan krijg je een antwoord dat er vakkundig uitziet en er flink naast kan zitten, zonder dat je dat aan de opmaak ziet. Lever je die getallen zelf aan, dan wordt de AI een snelle typist die nooit vergeet om je garantievoorwaarden erbij te zetten.

Welke drie routes zijn er om een offerte met AI te maken?

Er zijn drie routes: een algemene AI-assistent waar je je eigen offerte als voorbeeld in zet, offertesoftware waarin een AI-schrijfknop is ingebouwd, en een assistent die vanuit de binnengekomen aanvraag zelf een conceptofferte klaarzet. Ze verschillen vooral in hoeveel werk je zelf nog doet en hoeveel je moet inrichten.

De eerste route is de snelste om mee te beginnen. Je gebruikt ChatGPT, Gemini of Copilot, plakt een offerte waar je tevreden over bent als voorbeeld in het gesprek, en vraagt om dezelfde opbouw voor een nieuwe klus. Het werkt verrassend goed, maar je blijft kopiëren en plakken tussen het chatvenster en je eigen document, en je moet elke keer zelf opletten dat de bedragen die je terugkrijgt dezelfde zijn als die je erin hebt gezet.

De tweede route is offertesoftware die je misschien al gebruikt of overweegt. Offertepakket Offorte noemt op de eigen prijspagina bijvoorbeeld een AI Tekstschrijver in de vergelijkingstabel van de abonnementen. Het voordeel is dat je prijzen, je artikelen en je voorwaarden al in het systeem staan, zodat de AI alleen de tekst eromheen hoeft te schrijven. Het nadeel is dat je overstapt naar een nieuw pakket, met alles wat daarbij hoort.

De derde route is een assistent die meeleest met je aanvragen, de gegevens eruit haalt en een concept in jouw opbouw klaarzet, zodat jij alleen nog controleert en verstuurt. Dat is het meeste werk om in te richten en het meeste werk dat je later bespaart, en het past vooral bij bedrijven die elke week meer dan een handvol vergelijkbare offertes maken.

Wat kost offerte maken met AI per maand?

Offerte maken met AI kost je tussen de nul en een paar tientjes per maand zolang je het schrijfwerk zelf aanstuurt, en meer wanneer een assistent het concept vanuit je aanvragen klaarzet. Een algemene assistent kan gratis, offertesoftware heeft abonnementen vanaf ongeveer twaalf euro per maand, al moet je per pakket nakijken in welk abonnement de AI-functie zit.

Werk je al met Google voor je mail, dan zit er in het zakelijke abonnement Business Standard een AI-assistent. Google noemt op de prijspagina van Workspace voor Business Standard € 13,60 per gebruiker per maand bij een flexibel abonnement, exclusief btw, met Gemini in Gmail, Docs en Meet. Daarmee schrijf je een offerte in Google Docs zonder dat je een apart pakket nodig hebt. De gratis versies van de bekende chatbots kunnen het schrijfwerk ook, maar daar lees je verderop waarom je daar geen klantgegevens in wilt zetten.

Offorte meldt op de eigen prijspagina prijzen vanaf € 12,50 per maand. Uit die pagina wordt niet duidelijk in welk abonnement de AI-functie precies zit, dus vraag dat na voordat je kiest, en reken met het aantal mensen in je bedrijf dat offertes maakt.

Een assistent die vanuit je aanvragen een concept maakt, kost meer. Op onze eigen pagina over AI-collega's staan bedragen van € 99 tot € 179 per maand voor zo'n digitale collega. Vergelijk dat altijd met minstens één andere aanbieder, en vraag bij elke partij naar het totaal van het eerste jaar, inclusief de kosten om te beginnen.

De post die op geen enkele prijspagina staat is je eigen tijd. Iemand moet je voorbeeldoffertes, je vaste teksten en je voorwaarden verzamelen en de AI vertellen hoe jij schrijft, en dat is werk dat je niet in een kwartier doet. Reken daarom niet alleen met het abonnement, maar met het abonnement plus die tijd, en zet daar tegenover hoeveel uur je nu per maand aan offertes typt.

Wat moet er in een offerte staan, ook als AI hem schrijft?

In een offerte die AI schrijft moet precies hetzelfde staan als in een offerte die je zelf typt: wie je bent, voor wie het is, wat je doet, wat het kost, tot wanneer het aanbod geldt en onder welke voorwaarden. Die laatste twee komen in een gesprek over de klus zelden ter sprake, dus een AI zet ze er alleen in wanneer je voorbeeld ze bevat.

Dit is de controlelijst die wij aanhouden voordat een offerte de deur uitgaat, of hij nu door een mens of door een assistent is geschreven:

• Je bedrijfsnaam, KvK-nummer en contactgegevens, plus de naam en het adres van de klant
• Een omschrijving van het werk en van wat er nadrukkelijk niet in de prijs zit
• De bedragen per post, met en zonder btw, en het totaal
• Of het een vaste prijs of een richtprijs is
• Tot wanneer de offerte geldig is
• Je betalingsvoorwaarden en een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Het verschil tussen een vaste prijs en een richtprijs is het punt waar een AI het snelst iets fout opschrijft, omdat het in een vlotte zin als een detail klinkt. Bouwplatform Bylder schrijft in een uitleg over wanneer een offerte bindend is dat een richtprijs volgens de wet in beginsel met niet meer dan ongeveer 10 procent mag worden overschreden, terwijl een vaste prijs alleen omhoog mag bij afgesproken meerwerk. Laat de assistent dus nooit zelf kiezen welk van de twee het wordt.

Dezelfde uitleg wijst erop dat een akkoord van de klant je in beginsel bindt, ook als dat akkoord per mail of per app komt. Dat maakt de geldigheidsduur belangrijker dan hij lijkt, want zonder einddatum is het voor jou en je klant onduidelijk tot wanneer je aan je prijs vastzit, terwijl je inkoopprijzen intussen kunnen stijgen. Bylder noemt dertig dagen als voorbeeld van een termijn waarna je opnieuw mag prijzen, en dat is een goede standaard om in je voorbeeldofferte te zetten, zodat de AI hem elke keer overneemt.

Mag je klantgegevens in ChatGPT zetten voor een offerte?

Niet in een gratis versie, en ook in een betaalde versie alleen met afspraken over wat er met je invoer gebeurt. Namen, adressen en telefoonnummers van klanten zijn persoonsgegevens, en die plak je niet in een dienst waarvan je niet weet waar ze terechtkomen.

Volgens Informatieprofessional op 30 december 2025 meldde de Autoriteit Persoonsgegevens dat er dat jaar tientallen datalekken waren geweest die te maken hadden met het gebruik van AI-chatbots op de werkvloer. Als oorzaak noemt het artikel medewerkers die op eigen initiatief een gratis chatbot gebruiken die de ingevoerde gegevens opslaat, terwijl onduidelijk is wat het AI-bedrijf daarna met die gegevens doet.

Voor een offerte heb je die gegevens gelukkig niet nodig. Laat de AI de omschrijving, de opbouw en de voorwaarden schrijven met een neutrale aanduiding als "de klant" of "de woning", en zet de naam en het adres er pas in je eigen document of offertepakket bij. Dat is een kleine extra handeling per offerte, en de klantgegevens komen dan niet meer in het chatvenster terecht.

Werk je met meer mensen, spreek dan af welke dienst jullie gebruiken en wat er wel en niet in mag. De lekken uit dat bericht ontstonden juist doordat medewerkers zelf een chatbot kozen, en een korte afspraak over welke dienst je gebruikt werkt beter dan een lange instructie die niemand leest. Kies je voor een assistent die zelf met je klanten praat, dan komt er nog iets bij, want het Ondernemersplein van de overheid schrijft over de transparantieverplichting bij AI dat een systeem dat met mensen communiceert actief moet melden dat het een AI-systeem gebruikt.

Waar begint de winst: bij de aanvraag of bij de offerte?

De meeste winst zit bij de aanvraag, omdat een offerte nooit beter kan zijn dan de gegevens waar je hem op baseert. Komt een aanvraag binnen met alleen "graag een prijsopgave", dan helpt geen enkele AI je, want je moet eerst bellen om te vragen wat de klant eigenlijk wil.

Daarom beginnen wij in ons eigen werk bij de aanvraag. Voor Ashuri Transport in Dronten bouwden we een aanvraag die binnenkomt met de gegevens die nodig zijn om te kunnen rekenen, in plaats van een leeg vak waar iemand iets in typt en daarna wacht. Bij A.M. Vastgoed en Renovatie in Zwolle kwam er naast de offertemodule een directe WhatsApp-knop, zodat een klant die liever appt dan een formulier invult ook een route heeft. In beide gevallen was het doel hetzelfde: dat de gegevens om een prijs te maken er al liggen voordat iemand de offerte gaat schrijven.

Dat verandert ook hoe je naar AI moet kijken. Een assistent die een rommelig appje samenvat tot een regel met het adres, het soort werk, de maten en de gewenste startdatum, doet nuttiger werk dan een assistent die een mooie brief schrijft op basis van te weinig informatie. Hoe je een aanvraag compleet binnenkrijgt zonder eindeloos heen en weer te appen, staat in het stuk over offerte-aanvragen sneller compleet krijgen, en wat je in een automatisch eerste bericht zet, lees je in het overzicht over automatisch antwoorden via WhatsApp Business.

Het verstandigst is om eerst te kijken waar je offertes nu blijven hangen. Liggen ze stil omdat je wacht op maten en foto's, begin dan bij de aanvraag. Liggen ze stil omdat je 's avonds geen zin meer hebt om te typen terwijl je alle gegevens al hebt, dan is de offerte zelf de plek waar AI je het snelst tijd teruggeeft.

Waar gaat offerte maken met AI mis?

De vier plekken waar je het eerst op moet letten, zijn verzonnen hoeveelheden, verkeerde btw, verouderde voorwaarden en een toon die niet bij je past. Geen van die vier zie je aan de opmaak, en daarom zijn ze zo verraderlijk.

De verzonnen hoeveelheid is de bekendste. Vraag je de AI om een badkamer van vier bij twee en een half uit te rekenen, dan krijg je een getal met een keurig snijverlies erbij, en dat getal kan net zo goed fout zijn. Bij een klus waar je weinig marge op hebt, betaal je zo'n verschil uit eigen zak, en dat merk je pas wanneer de dozen al op de vloer staan. Geef de AI daarom alleen getallen die van jou komen, en zeg erbij dat hij er niets aan mag veranderen.

De btw gaat mis wanneer je verschillende tarieven door elkaar gebruikt, bijvoorbeeld voor arbeid en materiaal, of wanneer de AI een bedrag inclusief btw als exclusief leest. Verouderde voorwaarden ontstaan wanneer je een oude offerte als voorbeeld gebruikt en de AI braaf de betalingstermijn of de garantie van twee jaar geleden overneemt. En de toon gaat mis wanneer een offerte van een vakman ineens leest als een folder, met woorden die jij nooit zou gebruiken en die je klant ook niet van je verwacht.

Waar wij zelf van geleerd hebben, is dat een route pas werkt wanneer je hem één keer van begin tot eind met een echte aanvraag hebt getest. In de opgeleverde site voor A.M. Vastgoed en Renovatie stond achter de WhatsApp-knop bij oplevering nog een tijdelijk nummer, en iemand die erop drukte kwam dus niet bij het bedrijf uit. Sindsdien testen we elke route één keer met een echte telefoon voordat we iets opleveren, en voor een offerte met AI geldt hetzelfde: maak de eerste drie naast je eigen versie en vergelijk ze regel voor regel.

Er zijn ook bedrijven die hier beter niet aan beginnen. Maak je twee offertes per maand, dan is de tijd om het in te richten groter dan wat je terugwint. Draait elke klus om een inschatting ter plekke die alleen jij kunt maken, zoals een lekkage of een storing, dan voegt een assistent weinig toe aan de offerte zelf. En zit je agenda de komende maanden vol, dan levert sneller offreren je vooral meer mensen op die je moet teleurstellen.

Hoe begin je deze week?

Begin met je beste offerte van het afgelopen halfjaar, want dat is je sjabloon. Haal de naam en het adres van de klant eruit, zet er de voorwaarden in die vandaag gelden, en bewaar hem als het voorbeeld waar elke nieuwe offerte op moet lijken.

Maak daarna de volgende drie offertes op twee manieren: zoals je het altijd doet, en met een AI-assistent die je voorbeeld krijgt plus jouw hoeveelheden en prijzen. Leg ze naast elkaar en kijk waar de AI tijd scheelt en waar je moest corrigeren. Na drie offertes weet je of de algemene assistent genoeg is, of dat je beter een pakket kunt nemen waarin je prijzen al staan.

Ligt de offerte eenmaal bij de klant, dan begint het tweede deel van het werk, en hoe je het opvolgen van een offerte regelt zonder op te dringen, staat in een apart stuk. Werk je in de bouw of installatie, dan zie je in het stuk over AI in de bouw wat er in jouw vak verder wel en niet werkt, en wie breder wil kijken welke processen zich lenen voor automatisering, leest het overzicht over bedrijfsprocessen automatiseren.

Wil je eerst zien wat een digitale collega met jouw aanvragen en offertes zou doen voordat je ergens voor betaalt, probeer een AI-collega op je eigen bedrijf en beslis daarna welke route bij je past.