WhatsApp Business automatisch antwoord: instellen en voorbeelden

Een automatisch antwoord in WhatsApp Business zet je aan onder Bedrijfstools, waar je een begroetingsbericht en een afwezigheidsbericht los van elkaar instelt en per bericht bepaalt wanneer het weggaat en naar wie. Dat kost je een minuut of vijf en je betaalt er niets voor, want de gratis WhatsApp Business app rekent voor deze twee berichten geen cent. Het instellen is dan ook niet het lastige deel van deze vraag.

De pagina's die op deze zoekopdracht bovenaan staan houden het vrijwel allemaal bij die ene knop. Ze wijzen aan waar je moet tikken en stoppen daar, terwijl de vraag die je bedrijf echt geld kost pas daarna begint. Wat schrijf je in dat bericht, wat doet de klant die het leest, en vanaf welk moment heb je iets nodig dat meer kan dan één zin terugsturen. Hieronder staan vier uitgeschreven voorbeeldberichten, het antwoord op de vraag of het ook in je gewone WhatsApp kan, wat er wel en niet vooruit te plannen valt, de regels die Meta zelf publiceert zodra je verder gaat dan de gratis app, de meldplicht die sinds augustus 2026 geldt wanneer er echt een AI antwoordt, en het moment waarop zo'n bericht je een klant kost in plaats van oplevert.

Hoe stel je een automatisch antwoord in WhatsApp Business in?

Je stelt in WhatsApp Business twee soorten automatische berichten in, en je vindt ze allebei onder Bedrijfstools in het instellingenmenu van de app. Het begroetingsbericht gaat naar iemand die voor het eerst contact met je opneemt of die je lang niet gesproken hebt, en het afwezigheidsbericht gaat naar iedereen die je buiten je werktijden een bericht stuurt. Dat laatste is wat veel ondernemers een out of office noemen, en het is inderdaad hetzelfde idee als in je mail.

Voor het afwezigheidsbericht loopt de route in vijf stappen:

1. Open WhatsApp Business en tik rechtsboven op de drie puntjes, daarna op Instellingen.
2. Ga naar Bedrijfstools en kies Afwezigheidsbericht.
3. Zet de schakelaar aan en typ je tekst in het berichtvenster.
4. Kies onder de planning wanneer het weggaat: altijd, een eigen tijdvak, of buiten je openingstijden.
5. Kies onder de ontvangers naar wie het gaat, en sla het op.

Het begroetingsbericht zit in hetzelfde menu en werkt op dezelfde manier, alleen kies je daar geen tijdvak omdat het aan een eerste contact hangt en niet aan een klok. Meta beschrijft die twee op de eigen overzichtspagina van de WhatsApp Business app als het automatisch versturen van een welkomstbericht aan nieuwe klanten en als het automatisch reageren op berichten die buiten je openingstijden binnenkomen, en dat is precies waar ze voor bedoeld zijn.

Bij het afwezigheidsbericht kies je zelf wanneer het in werking treedt, en daar zitten drie mogelijkheden. Je kunt het altijd laten versturen, je kunt een eigen tijdvak opgeven, of je kunt het koppelen aan de openingstijden die in je bedrijfsprofiel staan. Die derde optie is voor de meeste vakbedrijven de verstandigste, want dan hoef je maar op één plek iets te wijzigen wanneer je in de bouwvak dicht bent of tussen kerst en oud en nieuw anders werkt. WhatsApp zet die drie in het eigen helpcentrum onder de namen verstuur altijd, aangepaste planning en buiten openingstijden, met de aantekening dat die laatste pas verschijnt zodra je openingstijden in je bedrijfsprofiel hebt staan.

Daarnaast bepaal je aan wie het bericht wordt gestuurd, en daar staan er vier: iedereen, iedereen die niet in je adresboek staat, iedereen behalve een paar contacten die je zelf aanwijst, of alleen een handjevol geselecteerde nummers. Die tweede wordt vrijwel nooit gebruikt terwijl hij voor een vakbedrijf de verstandigste is. Je vaste opdrachtgevers, je onderaannemers en je eigen mensen staan allemaal in je telefoon, dus die vallen er vanzelf buiten en je hoeft nooit een lijst bij te houden. Niets werkt zo goed tegen je als een vaste klant die je al acht jaar kent en om half zeven 's avonds een standaardbericht terugkrijgt waarin staat dat je morgen weer bereikbaar bent.

Uitzetten werkt langs precies dezelfde route, want je gaat terug naar Bedrijfstools en zet de schakelaar bij het betreffende bericht weer uit. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is het onderdeel dat het vaakst vergeten wordt. Iemand zet een afwezigheidsbericht aan tijdens een vakantie in juli en komt er in oktober achter dat elke avondaanvraag sindsdien te horen kreeg dat het bedrijf tot en met 4 augustus gesloten was. Zet daarom een herinnering in je telefoon op de dag dat je terugkomt, want er is niemand die je hierop wijst.

Kan het ook in je gewone WhatsApp, zonder Business?

Nee, de gewone WhatsApp kent geen automatisch antwoord, en dat is geen instelling die ergens verstopt zit. Die functie bestaat alleen in de WhatsApp Business app, en dat is meteen het hele antwoord op deze vraag. De verwarring komt doordat het om dezelfde app lijkt te gaan, want hij ziet er bijna hetzelfde uit en je gebruikt hetzelfde telefoonnummer.

Overstappen is daarom minder ingrijpend dan het klinkt. De Business-app is gratis, je houdt je eigen nummer en je gesprekken en groepen gaan bij het installeren gewoon mee. Wat erbij komt is een bedrijfsprofiel met je openingstijden en je adres, en de twee automatische berichten waar dit stuk over gaat. Wat eraf gaat is niets. Voor iedereen die zijn nummer ook zakelijk gebruikt is dit dus geen afweging maar een kwestie van een middag niet uitstellen.

Er bestaan op Android losse apps die een automatisch antwoord nabootsen in je privé-WhatsApp, en voor een persoonlijk nummer is dat prima. Voor een nummer waar klanten op binnenkomen zou ik het niet doen. Zo'n app moet je berichten kunnen meelezen om te weten dat er iets binnenkwam, en dan heb je je klantgesprekken bij een partij neergelegd die je niet kent en waar je niets mee hebt afgesproken. Op een iPhone werkt die route sowieso niet, omdat iOS een andere app niet in je WhatsApp laat kijken.

Wat moet er in dat automatische bericht staan?

In een goed automatisch antwoord staan twee dingen: een concreet moment waarop je echt terugkomt, en één vraag waarvan het antwoord je straks een telefoontje bespaart. Een bericht dat alleen meldt dat je het druk hebt en zo snel mogelijk reageert doet niets, want dat wist de klant al toen hij geen reactie kreeg. Een tijdstip verandert de situatie, omdat iemand die weet dat hij morgen voor twaalven iets hoort in de tussentijd meestal niet verder zoekt.

Voor een bedrijf dat overdag met de handen werkt en pas 's avonds aan de telefoon toekomt, werkt dit soort tekst: "Bedankt voor je bericht. Ik sta tot een uur of vijf op de bouw en lees mijn berichten daarna. Je hoort vanavond nog van me. Stuur er alvast een foto van de situatie en je postcode bij, dan kan ik meteen zeggen of ik het kan en wanneer." Daar staat een moment in, er staat in waarom je nu niet reageert, en de klant levert intussen twee gegevens aan waar je anders morgen achteraan moet bellen.

Voor de avonden en de weekenden houd je het korter en eerlijker: "Je bericht is binnen. We zijn er weer op maandag vanaf zeven uur en je hoort dan als eerste van ons. Gaat het om een spoedgeval met water of stroom, bel dan gerust, want dan nemen we wel op." Dat laatste zinnetje is belangrijker dan het lijkt, want zonder die uitzondering leest een beller met een acuut probleem dat hij drie dagen moet wachten en belt hij de volgende in de lijst.

Voor het begroetingsbericht, dat iemand ziet bij zijn allereerste bericht, schrijf je iets anders: "Leuk dat je contact opneemt. Zodat ik je meteen goed kan helpen: om welke klus gaat het, waar staat het pand en wanneer zou je het willen laten doen? Dan heb ik in één keer genoeg om je een prijsindicatie te geven." Hier is de vraag het hele punt van het bericht. Een aanvraag die met plaats, soort werk en gewenste periode binnenkomt is een aanvraag waar je iets mee kunt, en dat scheelt de heen-en-weer die we eerder uitwerkten in het stuk over offerte-aanvragen sneller compleet krijgen.

En dan het bericht dat vrijwel niemand instelt, terwijl het de meeste ergernis wegneemt. Wanneer je een paar dagen echt weg bent, zeg dat dan gewoon: "Ik ben tot en met vrijdag 5 september niet aan het werk en kijk daarna pas weer in mijn berichten. Heb je iets dat niet kan wachten, bel dan mijn collega op dit nummer." Een klant die weet dat het een week duurt neemt dat aan, terwijl dezelfde klant die vijf dagen niets hoort ervan uitgaat dat je geen zin in het werk hebt.

Wat kan de gratis app niet, en wanneer heb je de betaalde koppeling nodig?

De gratis WhatsApp Business app stuurt een vast bericht terug en verder gebeurt er niets, want hij leest niet wat er staat, sorteert niet op urgentie en zet niets door naar iemand anders. Meta noemt op de eigen overzichtspagina van de app een vaste set functies: het bedrijfsprofiel, begroetingsberichten, afwezigheidsberichten, snelle antwoorden via een korte code, labels om gesprekken te ordenen en een catalogus. Voor het merendeel van de bedrijven met één tot vijf mensen is dat genoeg, en die zouden hun geld nergens anders aan moeten uitgeven.

Er zit wel een grens aan, en die is concreet. Meta vermeldt bij de app dat je maximaal tien apparaten of medewerkers aan één account kunt koppelen, dus zodra je met meer mensen tegelijk in dezelfde gesprekken wilt werken loop je vast. De tweede grens merk je eerder: alles wat na dat automatische bericht moet gebeuren doe jij nog steeds zelf. De aanvraag komt binnen, jij leest hem, jij typt het antwoord en jij zet hem in je agenda. Wanneer je twintig van die berichten per week krijgt is dat prima vol te houden, en bij honderd is het een avondtaak geworden. Wat het kost om dat deel wel te laten overnemen, en vanaf hoeveel gesprekken per maand dat pas uit kan, rekenden we door in het stuk over de kosten en valkuilen van AI-klantenservice.

Bij een zakelijke koppeling gaat WhatsApp praten met de systemen die je al gebruikt, en dan kan een binnengekomen bericht wel een paar vragen stellen, de antwoorden vasthouden en de aanvraag op de juiste plek zetten. Dat is een echte bouwklus en geen instelling die je op een zaterdagochtend aanzet. Bij A.M. Vastgoed en Renovatie in Zwolle, een bedrijf met dertig jaar ervaring in renovatie en onderhoud, bouwden we een site met een offertemodule en een directe WhatsApp-knop erbij, zodat iemand die liever appt dan een formulier invult niet hoeft af te haken. Bij Ashuri Transport in Dronten liep dezelfde gedachte via een offerte-aanvraag die op een telefoon in één keer af te maken is. Wat er verder aan werk uit handen te nemen valt bij een bouw- of installatiebedrijf, en wat dat per maand kost, staat in het stuk over AI in de bouw.

Uit die eerste klus haalden we meteen een les die niets met techniek te maken had. In de opgeleverde bouw stond achter die WhatsApp-knop nog een tijdelijk nummer, omdat het echte nummer nog aangeleverd moest worden. Een knop die er goed uitziet zegt dus niets, en een automatisch antwoord evenmin. Wat telt is wat er gebeurt nadat iemand erop drukt, en dat moet je één keer zelf testen met je eigen telefoon voordat je erop vertrouwt. Wanneer die route niet klopt trekt je site wel bezoekers maar levert hij weinig op, iets wat we eerder uitzochten in het stuk over een website die te weinig aanvragen oplevert.

Wat kost automatisch antwoorden via WhatsApp?

In de gratis WhatsApp Business app kost een automatisch antwoord niets, en via de zakelijke koppeling betaal je per verstuurd bericht in plaats van per gesprek. Meta schrijft in de eigen tariefdocumentatie dat het sinds 1 juli 2025 per bericht afrekent en dat de oude opzet per gesprek is vervallen. Dat is een verandering die veel adviespagina's nog niet hebben verwerkt, dus reken niet met bedragen per gesprek die je ergens anders tegenkomt.

Voor een bedrijf dat vooral reageert op klanten die zelf beginnen, valt het bedrag in de praktijk erg mee. Meta beschrijft dat er een venster van vierentwintig uur opengaat zodra een klant jou een bericht stuurt, en dat alle berichten die geen vooraf goedgekeurd sjabloon zijn binnen dat venster gratis zijn. Daar bovenop staat in dezelfde documentatie dat servicegesprekken sinds 1 november 2024 voor alle bedrijven gratis zijn. Antwoord je dus binnen een dag op iemand die jou heeft aangeschreven, dan betaal je voor die uitwisseling niets.

Geld gaat pas lopen zodra jij het gesprek begint of zodra je te laat bent. Een bericht dat jij als eerste stuurt, of een antwoord dat na die vierentwintig uur komt, moet via een goedgekeurd sjabloon en dat wordt per bericht afgerekend. Meta publiceert de tarieven per land in aparte tariefkaarten en niet als één bedrag, dus zoek het tarief voor Nederland op in de kaart die bij jouw valuta hoort voordat je iets tekent bij een tussenpartij. Vraag zo'n partij ook altijd of hun maandbedrag boven op die berichtkosten komt of dat er een aantal berichten in zit, want dat onderscheid bepaalt je rekening meer dan het abonnement zelf.

Er is nog een kostenpost die op geen enkele prijspagina staat, en die betaal je in uren. Iemand moet de sjablonen schrijven, ze laten goedkeuren en ze bijwerken zodra je tarieven of je werkgebied veranderen. Reken daar bij de start een dag voor, en daarna een uurtje per kwartaal. Dat is dezelfde soort verborgen post die ook bij een nieuwe site meespeelt, en die we eerder op een rij zetten in het stuk over wat een website laten maken kost.

Kun je een WhatsApp-bericht vooruit inplannen?

Nee, niet in de app, en ook niet in de gratis Business-app. Een automatisch antwoord is een reactie: er moet eerst iemand iets naar jou sturen voordat er iets teruggaat. Een bericht dat op donderdag om acht uur uit zichzelf vertrekt naar een klant die niets heeft gestuurd, is iets anders, en dat kan de app niet.

Wat er wel in zit komt er dicht genoeg bij voor de meeste bedrijven. Bij het afwezigheidsbericht kies je een aangepaste planning, en daarmee zet je een periode vooruit klaar. Ga je in de bouwvak drie weken dicht, dan stel je dat nu al in en hoef je er in juli niet meer aan te denken. Hetzelfde geldt voor de week tussen kerst en oud en nieuw. Dat is geen inplannen van berichten maar van je afwezigheid, en in de praktijk is dat precies waar de vraag meestal vandaan komt.

Echt vooruit versturen kan alleen via de zakelijke koppeling, met een sjabloon dat vooraf is goedgekeurd, en daar reken je per bericht voor af. Dat is de route voor een herinnering de dag voor de afspraak of een bericht dat de monteur onderweg is. Die berichten beginnen het gesprek, dus ze vallen in de categorie waar je wel voor betaalt.

De losse plan-apps en de opdrachtenroute op een iPhone laat ik hier bewust buiten beschouwing. Ze werken, maar het bericht vertrekt vanaf jouw toestel, dus het gaat niet weg wanneer je telefoon uit staat, geen bereik heeft of net een update installeert. Voor een verjaardag is dat geen ramp. Voor een afspraakherinnering die altijd moet aankomen is het te wankel om je bedrijf op te bouwen.

Moet je vertellen dat een AI het antwoord stuurt?

Ja, zodra er werkelijk een AI antwoordt moet je dat melden, en die verplichting geldt sinds 2 augustus 2026. Het Ondernemersplein van de Rijksoverheid vat de transparantieverplichting uit de Europese AI-verordening samen met de zin dat een systeem dat communiceert met mensen actief moet melden dat de chatbot een AI-systeem gebruikt. Artikel 50 van diezelfde verordening legt die plicht bij de partij die het systeem aanbiedt, en in de praktijk ben jij dat wanneer het onder jouw bedrijfsnaam antwoordt.

Een gewoon afwezigheidsbericht valt hier niet onder, en dat is een onderscheid dat het onthouden waard is. Een vast zinnetje dat de app terugstuurt is geen AI-systeem maar een instelling, net zoals een antwoordapparaat dat nooit is geweest. Zodra er echter iets meeleest, zelf een antwoord formuleert en per klant iets anders zegt, zit je wel in die categorie en hoort de melding erbij. Twijfel je of jouw opzet eronder valt, ga er dan van uit dat het zo is, want de melding kost je één zin en het weglaten ervan kan je een handhavingsprobleem opleveren.

Die ene zin hoeft niets ingewikkelds te zijn en hij hoort aan het begin van het gesprek te staan, niet ergens onderaan. Iets als "Je krijgt hier eerst antwoord van onze digitale assistent, en een collega leest mee" is genoeg en klinkt bovendien redelijker dan de meeste bedrijven denken. Klanten haken hier zelden op af, omdat de meesten allang doorhebben dat een antwoord om half twaalf 's nachts niet door een mens is getypt. Waar ze wel op afhaken is de ontdekking dat ze het niet wisten.

Wanneer kost een automatisch antwoord je juist een klant?

Een automatisch antwoord werkt tegen je zodra het de enige reactie blijft, want dan heb je de klant vooral netjes laten weten dat je niet komt. Het bericht koopt je een paar uur goodwill en niet meer dan dat. Blijft het daarna stil, dan heb je het moment waarop iemand nog aan het kiezen was zonder resultaat opgebruikt, en dat is een slechtere uitkomst dan helemaal niets terugsturen.

Er zijn drie situaties waarin je er beter mee kunt wachten. De eerste is een bedrijf waar het probleem niet zit in de snelheid van het eerste antwoord maar in de opvolging daarna, want dan versterk je met een automatisch bericht alleen de belofte die je toch al niet nakomt. De tweede is werk waarbij de eerste vraag altijd om een inschatting draait, zoals een lekkage of een storing, omdat een standaardzin daar wrang overkomt bij iemand die met een emmer in de gang staat. De derde is een klantenkring die vrijwel volledig uit vaste opdrachtgevers bestaat, waar een automatisch bericht eerder afstandelijk aanvoelt dan behulpzaam.

Vraag jezelf voordat je iets aanzet drie dingen af, en dat kost je hooguit tien minuten:

• Hoeveel berichten komen er per week binnen buiten je werktijden?
• Binnen hoeveel uur reageer je daar nu werkelijk op, eerlijk gemeten?
• Wie leest die berichten wanneer jij twee weken weg bent?

Kom je bij de eerste vraag onder de vijf berichten uit, dan lost een automatisch antwoord vrijwel niets voor je op en kun je die tijd beter aan je contactpagina besteden. Zit je erboven en reageer je in de praktijk pas na een dag, dan is dit een van de goedkoopste verbeteringen die je kunt doorvoeren. Blijft de derde vraag onbeantwoord, dan is dat het echte probleem en niet je bereikbaarheid.

Waar je maandagochtend mee begint

Begin klein en bouw het pas uit wanneer je merkt dat de berichten blijven komen. Zet deze week alleen het afwezigheidsbericht aan, koppel het aan de openingstijden in je profiel, en schrijf er een tijdstip in waarop je echt terugkomt. Zet je vaste klanten en je eigen mensen bij de uitzonderingen, zodat zij dit bericht nooit te zien krijgen. Stuur daarna vanaf een andere telefoon een bericht naar je eigen nummer en kijk wat er binnenkomt, want dat is de enige controle die telt.

Voeg pas twee weken later het begroetingsbericht toe, en zet er de drie vragen in waarvan je nu al weet dat je ze anders alsnog moet stellen. Kijk aan het eind van die twee weken hoeveel aanvragen er compleet binnenkwamen in plaats van hoeveel berichten je stuurde, want dat eerste getal is het enige dat iets zegt over je omzet. Merk je dat de vragen wel binnenkomen maar dat de antwoorden nog steeds bij jou op de stapel blijven liggen, dan is het instellen klaar en begint het echte werk pas.

Wil je zien wat er gebeurt wanneer er iets meekijkt dat de vragen zelf stelt en de aanvraag compleet doorzet, dan kun je dat op je eigen bedrijf uitproberen. Probeer een AI-collega op je eigen bedrijf en kijk wat er van jouw aanvraagproces overblijft.